Kontaktverwaltung

Die Kontaktverwaltung in buchnerFLOW ermöglicht eine strukturierte, zentrale und stets aktuelle Verwaltung aller relevanten Akteure im therapeutischen Praxisalltag. Sie unterstützt Praxen dabei, Patientendaten, ärztliche Kontakte, Institutionen und Kostenträger effizient zu organisieren und sicher miteinander zu verknüpfen.

Patientenverwaltung

• Verwaltung aller Patientendaten mit vollständigen Stammdaten.
• Praxisübergreifende Nutzung von Patientendaten ermöglicht konsistente Informationen, auch bei mehreren Standorten.
• Nutzung der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) zur automatischen Übernahme und Aktualisierung von Patientendaten.

Ärzte und Institutionen

• Strukturierte Erfassung und Pflege von Ärzten sowie Institutionen (z.B. Praxen, Kliniken, Einrichtungen).
• Zuordnung von Kontakten zu Patienten und Verordnungen für einen transparenten Behandlungsprozess.
• Unterstützung bei der Genehmigungsverwaltung (z.B. für Langfristgenehmigungen – LHB).

Kostenträgerverwaltung

• Aktuelle GKV-Kostenträgerdaten, automatisch durch buchner gepflegt.
• Möglichkeit zur Verwaltung eigener Kostenträger (z.B. BG, Privatversicherungen oder besondere Verträge).
• Direkte Zuordnung zu Patienten, Ärzten und Verordnungen.

Verordnungen und Verträge

buchnerFLOW unterstützt Praxen bei der sicheren, rechtskonformen und effizienten Verwaltung von Verordnungen und Verträgen. Es bietet praxisorientierte Funktionen für alle gängigen Kostenträger und Vertragsformen im therapeutischen Alltag.

GKV und Muster 13

• Vollständige Unterstützung des GKV-Formulars Muster 13 zur Verordnung von Heilmitteln.
• Plausibilitätsprüfungen und automatische Übernahmen von Patientendaten, Diagnosen und Verordnungsparametern.
• Verwaltung von Genehmigungen und Verordnungsfortschritten im laufenden Behandlungsprozess.

Blankoverordnungen

• Abbildung der Blankoverordnung für Ergotherapie und Physiotherapie nach den geltenden Vorgaben.
• Unterstützung bei der Dokumentation von Behandlungszielen, Maßnahmen und Therapieumfängen.
• Automatische Prüfung der formalen Voraussetzungen zur Abrechnung.

Weitere Verordnungsarten

• Zahnärztliche Verordnungen (Zahnarzt): Erfassung und Abrechnung von zahnärztlichen Heilmittelverordnungen.
• PBeaKK (Postbeamtenkrankenkasse): Vertragskonforme Verwaltung spezieller Abrechnungswege.
• Heilfürsorge: Erfassung und Abrechnung von Behandlungen für Heilfürsorgeberechtigte, inkl. spezifischer Leistungsregelungen.
• Privatpatienten und Selbstzahler: Individuelle Preisgestaltung und Rechnungsstellung direkt aus buchnerFLOW heraus.
• Berufsgenossenschaften (BG): Verwaltung von BG-Verordnungen mit den erforderlichen Formularen, Dokumentationspflichten und besonderen Abrechnungspfaden.

Abrechnung

Die Abrechnung in buchnerFLOW bietet Praxen maximale Flexibilität und Sicherheit bei der Abrechnung therapeutischer Leistungen. Ob Eigenabrechnung, Zusammenarbeit mit Abrechnungsfirmen oder der direkte Datenaustausch mit Kostenträgern – das System unterstützt alle gängigen Verfahren, sorgt für korrekte Abrechnungsergebnisse und spart spürbar Zeit im Praxisalltag.

Abrechnungswege

• Direktabrechnung mit Krankenkassen: Möglichkeit, Leistungen selbstständig und sicher direkt mit den Kostenträgern abzurechnen.
• Abrechnung über Dienstleister: Nahtlose Übergabe an Abrechnungsfirmen, wenn die Abrechnung ausgelagert werden soll.
• Automatische Erfassung, Prüfung und Verwaltung sämtlicher Verordnungen im Abrechnungsprozess.

Effiziente Verordnungsverarbeitung

• Schnellerfassung per Scan: Einfache und schnelle Erfassung von Verordnungen durch Scannen, inklusive automatischer Datenerkennung.
• Prüfung abgearbeiteter Verordnungen: Kontrolle auf Vollständigkeit, Fristen und Abrechnungsfähigkeit vor dem Einreichen.
• Korrekturverfahren: Unterstützung bei nachträglichen Korrekturen im offiziellen Format.

Preis- und Kostenträgermanagement

• Preislisten und Kostenträgerdaten werden von buchner fortlaufend aktualisiert – immer auf dem neuesten Stand der gültigen Verträge.
• Möglichkeit, eigene Preislisten anzulegen und zu verwalten, z.B. für Privatabrechnungen oder Sondervereinbarungen.
• Automatische Zuordnung der passenden Preisliste und des Kostenträgers bei der Verordnungserfassung.

Zuzahlungs- und Rechnungsmanagement

• Zuzahlungsmanagement für korrekte Berechnung, Dokumentation und Verwaltung von Eigenanteilen der Patienten.
• Rechnungskürzungen managen: Transparente Übersicht über Kürzungen durch Kostenträger und einfache Nachbearbeitung.
• Ausfallrechnungen für nicht wahrgenommene oder nicht erstattungsfähige Leistungen.
• Mahnwesen: Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Datenaustausch und Export

• Export der Abrechnungsdaten im offiziellen ESOL-Format zur sicheren elektronischen Übertragung an Kostenträger oder Abrechnungsstellen.
• Nachvollziehbare, prüfsichere Datenhistorie für Transparenz und Dokumentationssicherheit.

Terminplanung

Die Terminplanung in buchnerFLOW ist das zentrale Werkzeug für die effiziente Organisation des Praxisalltags. Sie verbindet einfache Bedienbarkeit mit hoher Funktionalität und sorgt dafür, dass Therapie-, Verwaltungs- und Hausbesuchstermine strukturiert, transparent und ressourcenschonend geplant werden können.

Flexible Terminplanung

• Behandlungstermine planen: Einfache Anlage von Einzel- und Serienterminen für Patientinnen und Patienten.
• Verwaltungstermine planen: Auch interne Besprechungen, Fortbildungen oder organisatorische Aufgaben lassen sich als Einzel- oder Serientermine abbilden.
• Ressourcenverwaltung: Beliebige Ressourcen (z.B. Räume, Geräte, Fahrzeuge oder Mitarbeitende) können in die Kalenderansicht integriert werden.

Übersichtliche Kalenderansichten

• Auswahl zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansichten für individuelle Arbeitsweisen.
• Frei einstellbare Taktung für Terminraster und Behandlungsintervalle.
• Feiertage werden automatisch angezeigt, um die Planung zu erleichtern.

Intelligente Unterstützung

• Automatische Zuordnung von Terminen zu den passenden Verordnungen.
• Terminsuche mit Filtermöglichkeiten nach freien Zeiten und Therapeuten.
• Hinweise auf Terminkonflikte bei Überschneidungen oder Ressourcenengpässen.
• Erkennung von Passivleistungen, um diese korrekt in der Planung zu berücksichtigen.
• Fahrzeiten für Hausbesuche werden berücksichtigt und in die Terminplanung integriert.
• Navigation zum Hausbesuch direkt aus dem Termin heraus.

Effiziente Planungshilfen

• Offene Verordnungen verplanen: Schnelle Übersicht über unbelegte Verordnungen und direkte Zuweisung passender Termine.
• Blankoverordnungen planen: Automatische Terminvorschläge auf Basis eines individuellen Therapieplans oder vordefinierter Planungsvorlagen.
• Leistungspakete: Häufig genutzte Kombinationen von Leistungen können als Paket gespeichert und mit einem Klick in den Kalender eingetragen werden.

Kommunikation und Dokumentation

• Terminzettel für Patientinnen und Patienten können wahlweise gedruckt oder per E-Mail versendet werden.
• Alle Termine sind klar dokumentiert und lassen sich jederzeit nachvollziehen.

Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung in buchnerFLOW bietet Praxen eine zentrale, übersichtliche und sichere Möglichkeit, das gesamte Team zu organisieren. Sie unterstützt dabei, Zuständigkeiten klar zu definieren, Arbeitszeiten zu koordinieren und den Überblick über aktive und inaktive Mitarbeitende zu behalten.

Rechte- und Zugriffsverwaltung

• Individuelle Benutzerrechte für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter.
• Steuerung des Zugriffs auf Funktionen und Daten – von der Terminplanung über die Abrechnung bis zur Dokumentation.
• Schutz sensibler Patientendaten durch klar definierte Rollen und Berechtigungsebenen.

Arbeitszeitorganisation

• Arbeitszeiten organisieren: Erfassung und Verwaltung der individuellen Arbeitszeiten, Pausen und Verfügbarkeiten.
• Grundlage für eine realistische Terminplanung und eine gerechte Verteilung der Arbeitsbelastung.
• Unterstützung bei der Einsatzplanung für verschiedene Standorte, Fachbereiche oder Therapierichtungen.

Kalenderintegration

• Deaktivierte Mitarbeitende im Kalender sichtbar halten: Auch ausgeschiedene oder temporär inaktive Mitarbeitende bleiben im Kalender erkennbar, um vergangene Termine und Behandlungsverläufe nachvollziehbar zu machen.
• Dadurch bleibt die Dokumentation vollständig und prüfsicher, auch bei Personalwechseln.

Dokumentation

Die Dokumentation in buchnerFLOW unterstützt Therapeutinnen und Therapeuten dabei, Behandlungsverläufe, Beobachtungen und administrative Vorgänge sicher, strukturiert und nachvollziehbar zu erfassen. Sie vereint Effizienz, Übersichtlichkeit und Revisionssicherheit – für eine lückenlose und fachgerechte Dokumentation im Praxisalltag.

Flexible Textdokumentation

• Doku-Assistent: noch schnellere Erfassung über Spracheingabe und anschließende strukturierte Dokumentation mithilfe von KI.
• Textdokumentation: Schnelles Erfassen von Behandlungsvermerken, Befunden und Verlaufsnotizen direkt am Arbeitsplatz oder mobil.
• Einträge in der Zukunft: Möglichkeit, geplante Inhalte oder vorbereitende Notizen bereits im Voraus zu erstellen.
• Geplante Termine in der Dokumentation sichtbar: Direkter Überblick über alle anstehenden Behandlungstermine im jeweiligen Fall.
• Wichtige Einträge markieren: Relevante Dokumentationen können hervorgehoben werden, um sie schnell wiederzufinden.
• Lesezeichen-Funktion: Erleichtert den Zugriff auf häufig genutzte oder besonders relevante Dokumentationen.

Multimediale Dokumentation

• Fotodokumentation: Integration von Bildern zur Verlaufsbeobachtung oder Befunddokumentation, z.B. zur Visualisierung des Therapiefortschritts.
• Dokumentenablage: Zentrale Speicherung und Zuordnung externer Dokumente (z.B. Arztberichte, Befunde, Genehmigungen) direkt beim Patienten.

Struktur und Übersicht

• Kategorien und Kennzeichen: Einträge lassen sich systematisch verschlagworten, um sie leichter zu filtern und auszuwerten.
• Filterfunktionen: Schnelle Suche und gezielte Auswahl nach Zeitraum, Kategorie, Kennzeichen oder Autor.

Rechtssicherheit und Qualität

• Revisionssichere Dokumentation: Jede Änderung wird nachvollziehbar gespeichert – für höchste Transparenz und Rechtssicherheit.
• Therapieberichte erstellen: Automatische oder halbautomatische Erstellung von Therapieberichten auf Basis vorhandener Dokumentation und Termindaten – mit der Möglichkeit zur individuellen Nachbearbeitung.

Datenzugriff und Mobilität

buchnerFLOW unterstützt moderne, flexible Arbeitsweisen in therapeutischen Praxen. Ob im Behandlungsraum, unterwegs zum Hausbesuch oder im Homeoffice – alle wichtigen Informationen und Funktionen stehen jederzeit sicher zur Verfügung.

Mobiler Terminplan

• Terminplan jederzeit mobil abrufbar: Zugriff auf den vollständigen Kalender über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet.
• Alle geplanten Behandlungstermine, Ressourcen und Patienteninformationen sind in Echtzeit einsehbar.

Ortsunabhängiger Zugriff

• Zugriff überall möglich: Sichere, cloudbasierte Anwendung – unabhängig vom Standort oder Endgerät.
• Ideal für Praxen mit mehreren Standorten, mobilen Teams oder flexiblem Arbeitseinsatz.
• Zugriff erfolgt über moderne Sicherheitsstandards, um Datenschutz und Vertraulichkeit jederzeit zu gewährleisten.

Mobile Dokumentation

• Papierlos mobil dokumentieren: Direkte Dokumentation von Behandlungen und Beobachtungen vor Ort – z.B. beim Hausbesuch oder im Therapieraum.
• Zugriff auf Patientenakten, Verordnungen und Termine ohne Papierunterlagen.