Von der Verordnung zur sicheren Abrechnung

Tipp 1: Prüfe die VO, sobald sie in die Praxis kommt

Einige Angaben müssen bereits vor Behandlungsbeginn korrekt sein. Fällt eine Unstimmigkeit erst nach dem ersten Termin auf, kann eine Korrektur zu spät sein oder sich auf die Vergütung bereits erbrachter Leistungen auswirken.

Was Du konkret tun solltest:

1. Sorge dafür, dass die Verordnungen schon vor der ersten Behandlung in der Praxis ankommen – entweder als Foto per E-Mail oder im Original. So kannst Du den Check in Ruhe durchführen und rechtzeitig Änderungen vornehmen.
2. Baue den Verordnungs-Check möglichst früh in Deinen Praxisablauf ein, idealerweise direkt bei der Terminvereinbarung.
3. Prüfe zunächst, ob die Verordnung auf dem richtigen Vordruck erfolgt ist und die wesentlichen Angaben vorhanden sind.
4. Welche Angaben genau geprüft werden müssen, regelt Anlage 3 beziehungsweise 3a des Versorgungsvertrags Deines Heilmittelbereichs.

Dazu gehören unter anderem:

• Personalien
• Ausstellungsdatum
• behandlungsrelevante Diagnose
• Diagnosegruppe
• verordnetes Heilmittel

Tipp 2: Nicht jede Auffälligkeit muss korrigiert werden

Ein Textfeld sitzt nicht exakt in der vorgesehenen Zeile, der Arztstempel ist nur aufgedruckt oder die Verordnung besteht aus zwei Blättern. Das sieht vielleicht ungewöhnlich aus, macht eine Verordnung aber nicht automatisch ungültig. Solche optischen Auffälligkeiten kannst Du ignorieren, Du musst Dich nicht an die Arztpraxis wenden.

Was Du konkret tun solltest: 
Unterscheide beim Prüfen zwischen einer formalen Abweichung und einer Angabe, die tatsächlich korrigiert werden muss. Ein geringfügig verrutschter Druck ist beispielsweise zulässig. Auch ein fehlender Vertragsarztstempel ist kein Problem, wenn die entsprechenden Daten an der vorgesehenen Stelle eingedruckt sind. Ärztliche handschriftliche Ergänzungen sind ebenfalls möglich, wenn die dafür geltenden Vorgaben eingehalten werden.

Tipp 3: Sieh Dir auch die Plausibilität an

Eine vollständig ausgefüllte Verordnung ist schonmal gut, sie muss aber auch plausibel sein. Diagnose, Diagnosegruppe, Heilmittel, Behandlungsmenge und Frequenz hängen zusammen. Besonders bei größeren Behandlungsmengen lohnt sich ein genauer Blick.

Was Du konkret tun solltest:

1. Prüfe, ob das verordnete Heilmittel zur Diagnosegruppe passt und ob die Behandlungsmenge innerhalb der zulässigen Höchstmenge liegt.
2. Ist eine höhere Menge verordnet, prüfe, ob ein langfristiger Heilmittelbedarf (LHB) oder besonderer Verordnungsbedarf (BVB) vorliegt.
3. Bei diesen extrabudgetären Verordnungen spielt die 12-Wochen-Regel eine Rolle: Die verordnete Menge muss rechnerisch zur angegebenen Frequenz passen.

Tipp 4: Schreibe Dir einen Spickzettel, wer welche Änderung vornehmen darf

Manche Verordnungsänderungen dürfen nur Ärztinnen und Ärzte vornehmen. Doch nicht jede Änderung muss in der Arztpraxis erfolgen. Einige Angaben kannst Du selbst ändern und die Arztpraxis anschließend informieren. Bei anderen brauchst Du nur das ärztliche Einvernehmen.

Was Du konkret tun solltest:

1. Kläre, welche Regel für welche Angabe gilt, und lege Dir eine kleine Notiz parat.
2. Änderungen im Personalienfeld, an der Diagnosegruppe oder an einer behandlungsrelevanten Diagnose gehören beispielsweise in ärztliche Hände.
3. Bei anderen Angaben wie Therapiefrequenz oder Leitsymptomatik kannst Du im Einvernehmen mit der Ärztin oder dem Arzt selbst korrigieren.
4. In Anlage 3 zur Heilmittel-Richtlinie findest Du genau diese Übersicht. Einfach ausdrucken und parat legen, fertig.
5. Achte immer auf eine nachvollziehbare Dokumentation. Die ursprüngliche Angabe bleibt sichtbar und erforderliche Daten, Rücksprachen und Unterschriften werden entsprechend den Vorgaben festgehalten. In der Physiotherapie ist bei eigenen Änderungen das Präfix „LE“ verpflichtend. LE steht für Leistungserbringer und verdeutlicht, wer die Änderung vorgenommen hat. Erst diese Angabe macht eine Korrektur vollständig.

Tipp 5: Mach den Verordnungs-Check zur Routine

Der beste Verordnungs-Check hilft wenig, wenn im Praxisalltag nicht klar ist, wann er stattfindet und wer dafür verantwortlich ist. Gerade wenn mehrere Personen Verordnungen annehmen und abrechnen, braucht es einen gemeinsamen Ablauf.

Was Du konkret tun solltest:

1. Lege fest, wann Verordnungen geprüft werden und wer sich darum kümmert.
2. Nutzt im Team dieselben Prüfschritte und klärt, wie Ihr mit offenen Fragen oder notwendigen Korrekturen umgeht.
3. Dabei kann eine gute Praxissoftware enorm unterstützen. 

Gut geprüft ist besser vorbereitet

Der Verordnungs-Check hilft Dir, früh zu wissen, ob eine Verordnung in Ordnung ist und alles für Behandlung und Abrechnung passt. Je selbstverständlicher die Prüfung zu Deinem Praxisablauf gehört, desto weniger musst Du später nacharbeiten. Je routinierter Deine Praxis vorgeht, umso mehr verhinderst Du Absetzungen. Das gibt Dir und Deinem Team ein sicheres Gefühl bei der Abrechnung.

Weiterführende Infos findest Du im Blogbeitrag „Absetzungen vermeiden. Mehr Sicherheit für Deine Abrechnung“. Er erklärt, wie Absetzungen entstehen und an welchen Stellen im Praxisablauf Du Einfluss nehmen kannst, um sie zu verhindern. Und er streift den Umgang mit einer Absetzung. Um dieses Thema geht es intensiv in Schwerpunkt 2 des Praxisforums “Abrechnung mit guten Gefühl”. Hier findest Du das ganze Programm.